Een goede relatie met je klanten is essentieel als freelancer. Niet alleen komt dit de klant ten goede, maar ook jij profiteert ervan. Sterke klantrelaties zorgen vaak voor terugkerende opdrachten. Het opbouwen van zo’n relatie vraagt echter om inzet en aandacht, omdat er aan beide kanten verwachtingen en behoeften zijn.

1. Verwachtingen verschillen per klant

Als freelancer ben je de ultieme dienstverlener en klantgerichtheid is cruciaal. Toch verschillen de wensen per klant. Probeer bij een nieuwe klant snel te ontdekken wat voor hen belangrijk is. De ene klant hecht waarde aan het blijven binnen het budget, terwijl een ander vooral op tijd afgeronde projecten verwacht. Sommige klanten vinden het vervelend als je niet direct bereikbaar bent, anderen willen juist voortdurend op de hoogte gehouden worden. Met meer ervaring leer je beter in te spelen op deze uiteenlopende wensen.

2. Laat ook merken wat jouw wensen zijn

Een succesvolle samenwerking ontstaat niet alleen door aan de wensen van de klant te voldoen, maar ook door duidelijk te maken wat jij nodig hebt. Denk aan het ontvangen van feedback, tijdige betalingen en begrip voor de benodigde tijd om een project af te ronden. Soms moet je hier explicieter in zijn, ook al voelt dat soms ongemakkelijk. Wanneer jouw wensen gerespecteerd worden, kun je je werk optimaal uitvoeren.

3. Een problematische relatie

Frustraties komen regelmatig voor bij freelancers en zzp’ers, waarbij klanten vaak de schuld krijgen. Klanten zijn soms ontevreden, geven weinig feedback of verwachten te veel voor te weinig geld. Vaak ligt dit aan een gebrek aan inzicht in jouw werkzaamheden. Klanten begrijpen soms niet hoeveel kennis, speciale apparatuur en tijd een project vergt. Deze onwetendheid kan leiden tot onrealistische verwachtingen en conflicten.

4. Voorzie de klant van informatie

Om misverstanden te voorkomen, is het belangrijk je klant van heldere informatie te voorzien. Je hoeft niet elk detail uit te leggen, maar leg wel je plannen en werkwijze uit. Vertel waarom je bepaalde keuzes maakt en hoe die kunnen bijdragen aan kostenbesparing, snellere oplevering of het belang voor hun bedrijf. Begrip hiervoor zorgt voor realistischere verwachtingen en meer draagvlak voor jouw voorstellen.

5. Zorg ervoor dat je altijd bereikbaar bent

Bereikbaarheid is cruciaal voor een goede zakelijke relatie. Zorg dat je telefonisch bereikbaar bent en e-mails binnen enkele uren beantwoordt. Als je het druk hebt of tegen een deadline aanloopt, laat dan weten dat je snel terugkomt op een bericht – en doe dat ook. Dit toont aan dat je beschikbaar bent en betrokken blijft. Laat berichten niet dagen onbeantwoord en wees stipt met afspraken en deadlines. Stem je kantooruren waar mogelijk af op die van de klant, ook al waardeer je als freelancer je vrijheid. Klanten passen zich immers zelden aan jouw openingstijden aan.

6. Schenk je klant aandacht

Goede communicatie en bereikbaarheid zijn belangrijk, maar ook aandacht voor je klant maakt het verschil. Wees vriendelijk en behulpzaam, vermijd korte antwoorden en schrijf altijd iets uitgebreider. In plaats van "Fijn, dank je" kun je beter iets zeggen als: “Hallo Gerard, ik heb je bijlage ontvangen. Dank je voor het toezenden. Zo is het nu duidelijk wat je bedoelt. Vriendelijke groet.” Houd je klant ook zonder dat die erom vraagt op de hoogte van de voortgang. Door goede communicatie tijdens een opdracht kom je over als een betrouwbare partner.

7. Onthoud persoonlijke dingen

De sleutel tot een sterke zakelijke relatie is soms meer geven dan de klant verwacht. Dit kost weinig tijd: vraag naar verjaardagen, hobby’s of de namen van partner en kinderen. Stuur op speciale dagen een kerst- of verjaardagskaart. Bied trouwe klanten een speciale prijs aan of geef een nuttige tip. Zulke attenties worden zeer gewaardeerd en tonen je oprechte interesse. Houd persoonlijke details bij in je dossier om ze later te gebruiken.

8. Van goed naar geweldig

Door je in te zetten voor je klant, rekening te houden met hun wensen en soms iets extra’s te doen, bied je niet alleen goede, maar geweldige service. Zo profiteer je later van een succesvolle samenwerking. Zakelijke relaties kennen soms pieken en dalen en soms vraagt de ene klant meer inzet dan de andere. Ook de meest ervaren freelancer krijgt te maken met onenigheid of klachten. Hoe je hiermee omgaat, lees je in het artikel ‘Hoe je als freelancer omgaat met conflicten’.