Als bedrijf ben je niet verplicht, maar wel verstandig om algemene voorwaarden op te stellen. Dit zijn standaardregels die gelden bij het sluiten van een overeenkomst met een klant. Deze voorwaarden moeten voldoen aan wettelijke basiseisen.

Voorwaarden die voor elke klant gelden

Hoewel algemene voorwaarden niet verplicht zijn, kunnen ze je veel tijd besparen. Je hoeft namelijk niet bij elke overeenkomst te onderhandelen over zaken zoals betalingsvoorwaarden, garantiebepalingen en incassobedingen. De voorwaarden moeten passen bij de werkwijze binnen jouw bedrijf of branche. Omdat alle wederzijdse rechten en verplichtingen duidelijk worden vastgelegd, kun je conflicten voorkomen. Natuurlijk moeten klanten de voorwaarden wel accepteren.

Algemene voorwaarden opstellen

Bij het opstellen van algemene voorwaarden voor jouw branche komen vaak onderwerpen aan bod zoals betaling (termijn, incassokosten, rente), levertijd (overmacht), transport (kosten, verzekering), garantie en geschillen. Daarnaast kunnen er regels zijn over de offerte (vrijblijvendheid, termijn voor aanvaarding), eigendomsvoorbehoud (eigendom gaat pas over na betaling) en aansprakelijkheid (beperking en hoogte van schadevergoeding).

Wettelijke eisen voor algemene voorwaarden

Veel brancheorganisaties bieden voorbeeldvoorwaarden aan, vaak in overleg met consumentenorganisaties opgesteld en dus tweezijdig goedgekeurd. Stel je zelf voorwaarden op, dan is het verstandig ze door een juridisch adviseur te laten controleren. Er zijn twee belangrijke wettelijke eisen: de inhoud mag niet onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij en er geldt een informatieplicht. Dat betekent dat de wederpartij een redelijke kans moet krijgen om de voorwaarden te lezen.

Onredelijk bezwarende voorwaarden

Sommige voorwaarden zijn onredelijk bezwarend voor de wederpartij. De wet hanteert een zwarte en grijze lijst om dit te bepalen. De zwarte lijst bevat verboden voorwaarden die je niet mag opnemen. De grijze lijst bevat voorwaarden die mogelijk onredelijk zijn. Het is het beste deze niet te gebruiken. Gebruik je ze toch, dan moet je kunnen aantonen dat ze in jouw situatie niet onredelijk zijn.

Informatieplicht

Wil je je algemene voorwaarden kunnen toepassen, dan moet je de wederpartij de kans geven deze te lezen en ermee akkoord te gaan, uitdrukkelijk of stilzwijgend. Dit kun je doen door de voorwaarden toe te sturen of te overhandigen. Bij elektronische verzending moeten ze opgeslagen kunnen worden. Ook kun je de voorwaarden op de achterkant van een contract of offerte afdrukken en hiernaar verwijzen. Zorg dat je de voorwaarden vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst verstrekt. Bij telefonische afspraken vermeld je dat de voorwaarden gelden en bied je aan ze kosteloos toe te sturen.

Zakendoen met grote bedrijven

Doe je zaken met een groot bedrijf, dan gelden de twee wettelijke basiseisen niet, omdat zij geacht worden voldoende deskundig te zijn. De voorwaarden moeten wel redelijk en billijk zijn. Er kan een ‘battle of forms’ ontstaan: welke voorwaarden gelden? Meestal gelden de voorwaarden waar eerst naar verwezen wordt, tenzij de wederpartij deze vooraf afwijst. Als beide partijen elkaars voorwaarden afwijzen, is het verstandig te onderhandelen over nieuwe voorwaarden.

Algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel

Je kunt de algemene voorwaarden van je bedrijf deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dit heeft als voordeel dat de wederpartij ze altijd kan inzien, ook als jij ze niet kunt verstrekken. Je moet dan wel naar de gedeponeerde voorwaarden verwijzen. Het deponeren geeft een bewijsfunctie: je toont aan dat je tussentijds niets hebt veranderd, omdat de voorwaarden een datum en nummer krijgen. Maak je een nieuwe versie, dan moet je die volledig opnieuw deponeren.