Voordat je aan een opdracht begint, is het van groot belang om duidelijke afspraken met je opdrachtgever te maken. Alleen wanneer beide partijen exact weten wat ze van elkaar verwachten, kun je met vertrouwen aan de klus starten. Dit bevordert een goede samenwerking en voorkomt misverstanden. Zorg er dus voor dat je tijdens de briefing al je vragen beantwoord krijgt.

Begin pas wanneer alles duidelijk is

Je offerte is goedgekeurd en je kunt aan de opdracht beginnen! Voor veel ervaren freelancers en zzp’ers is dit bekend terrein; ze weten wat ze kunnen en waar ze goed in zijn. Voor beginnende freelancers kan het lastiger zijn om een opdracht goed in te schatten door gebrek aan ervaring. Onthoud daarom: start pas als alles helder is. Door duidelijke afspraken te maken over de opdracht en samenwerking voorkom je teleurstellingen en conflicten.

Stel vooraf gerichte vragen

Zonder voldoende informatie kun je niet goed van start. Tijdens de briefing bespreek je alle details. De hoeveelheid informatie verschilt per klant en project. Bij sommige klanten is alles goed gedocumenteerd, terwijl je bij anderen zelf veel moet uitzoeken. Het is daarom verstandig om vooraf vragen op papier te zetten. Bedenk welke antwoorden je nodig hebt om de opdracht nauwkeurig uit te voeren. Bereid je eventueel mentaal voor door te doen alsof je al met de klant aan tafel zit of telefonisch spreekt.

Verwachtingen over de opdracht

Maak duidelijke afspraken over hoe je de opdracht gaat aanpakken. Bespreek elk onderdeel grondig zodat jullie dezelfde visie delen over het eindresultaat. Het klinkt misschien overdreven, maar zonder overeenstemming kan het zijn dat jij denkt een eenvoudige website te maken, terwijl de klant juist een site met uitgebreide Flash-animaties en decoratieve elementen verwacht.

Specificaties bij grote projecten

Bij een groot project volstaat een standaard briefing vaak niet. Door het project gedetailleerd te specificeren, wordt duidelijk hoe jij het invult en of dit aansluit bij de wensen van de klant. Zo kun je per onderdeel een tijdsinschatting maken. Dit helpt bij het berekenen van het eindbedrag en voorkomt dat de opdrachtgever tussentijds nog grote wijzigingen doorvoert. Als zulke wijzigingen toch nodig zijn, kun je terugvallen op je oorspronkelijke offerte en het extra werk als meerwerk aanbieden.

Verwachtingen over de samenwerking

Net zo belangrijk als de opdracht is het bespreken van de feedback en samenwerking die je van de opdrachtgever verwacht. Dit versterkt de zakelijke relatie. Klanten werken op verschillende manieren samen. Maak duidelijk hoe jij de samenwerking het liefst ziet. Sommige klanten geven bijvoorbeeld pas na een fase feedback, anderen bemoeien zich continu met het project. Geef aan wat je prettig vindt en wat niet.

Totale tijdsduur van het project

Zorg dat je klant weet uit welke fases de opdracht bestaat. Bij een eenvoudige klus volstaat een einddatum, maar bij complexere opdrachten is het belangrijk om duidelijk te maken wat de rol en deadline van de klant is. Bijvoorbeeld wanneer hij materiaal moet aanleveren of moet helpen bij het regelen van een locatie voor een fotoshoot. Zonder afspraken loop je het risico dat je materiaal pas vlak voor de deadline ontvangt. Het werkt veel rustiger als de klant precies weet waar hij aan toe is. Zo voorkom je onnodige telefoontjes of mails over de voortgang.

Maak altijd notities

Maak tijdens de briefing notities en werk deze zo snel mogelijk uit. Leg ze daarna ter goedkeuring aan de klant voor. Zonder notities mis je gegarandeerd belangrijke details, hoe goed je ook luistert. Na afloop kun je je namelijk niet alles meer herinneren, zeker als de klant enthousiast en snel praat terwijl jij ook moet reageren en je zenuwen onder controle moet houden. Als je liever geen notities maakt, vraag dan of je het gesprek mag opnemen met je telefoon.

De briefing is een van de belangrijkste onderdelen van een nieuwe opdracht. Hiermee voorkom je dat het project uitloopt op een teleurstelling. Ook is goede communicatie tijdens het project cruciaal. Houd gedurende het traject de vinger aan de pols. De gevolgen van miscommunicatie zijn lastig vooraf in te schatten. Spreek daarom af dat jullie elkaar direct op de hoogte brengen als er iets speelt. Deze open communicatie verloopt vanzelf wanneer je klantvaardig bent.