Als freelancer is het regelmatig maken van een tijdsinschatting essentieel. Dit bepaalt niet alleen de prijs van je opdracht, maar ook de deadline. Vooral voor beginnende freelancers kan dit een uitdaging zijn. Gelukkig zijn er verschillende factoren die je hierbij kunnen helpen.
Waarom een goede tijdsinschatting belangrijk is
Voor je offerte heb je waarschijnlijk al een globale tijdsinschatting gemaakt. Zodra je de opdracht hebt gekregen, wordt er van je verwacht dat je een concrete einddatum aangeeft. Je moet duidelijk kunnen aangeven hoeveel tijd je nodig hebt om het project volledig af te ronden. Naarmate je meer ervaring opdoet, wordt dit eenvoudiger, maar als starter heb je vaak nog geen ervaring met urenregistratie, wat het inschatten bemoeilijkt. Een nauwkeurige schatting is cruciaal, want een verkeerde inschatting kan problemen veroorzaken. Omdat je met een uurtarief werkt, beïnvloedt dit het totale bedrag en kan het je in tijdnood brengen bij toekomstige opdrachten.
Verdeel de opdracht in overzichtelijke delen
Om de benodigde tijd beter in te schatten, deel je het project op in verschillende onderdelen. Deze verdeel je vervolgens in overzichtelijke ‘porties’. Zeker als je weinig ervaring hebt, helpt dit om niets belangrijks over het hoofd te zien. Het toont ook aan je klant hoe je te werk gaat en waaraan zijn budget wordt besteed. Deze transparantie versterkt je zakelijke relatie. Vergeet niet om ook tijd voor klantcontact, overleg met andere partijen, onderzoek en inventarisatie mee te nemen.
Houd rekening met bijkomende werkzaamheden
Als je de opdracht hebt opgesplitst en de benodigde tijd per onderdeel hebt ingeschat, kun je een realistische einddatum bepalen. Een veelgemaakte fout is te denken dat een project van veertig uur in één werkweek kan worden afgerond. Zelfs zonder andere verplichtingen is dat vaak onrealistisch. Kleine taken zoals e-mails beantwoorden, facturatie, klantcontact en marketing kosten ook tijd. Reken daarom ongeveer 30% van je werkweek hiervoor. Voor elke drie uur projectwerk plan je dus één uur voor deze overige werkzaamheden.
Bepaal de urgentie van je opdracht
Bij het vaststellen van je deadline is het belangrijk om te bepalen hoe urgent de opdracht is ten opzichte van andere lopende projecten. Orden je opdrachten in je agenda op basis van prioriteit. Sommige opdrachten verdienen voorrang omdat ze meer opleveren, van een interessante klant zijn of spoed vereisen.
Onthoud altijd dat de klant jou betaalt om een opdracht uit te voeren. Het is jouw verantwoordelijkheid om niet alleen kwaliteit te leveren, maar ook op tijd te zijn. Maak daarom een realistische inschatting en voorkom het uitlopen van het tijdsschema. Als je consequent op tijd levert met goede kwaliteit, versterkt dat je reputatie. Kom je toch regelmatig tijd tekort? Dan kan het lonen om te werken aan je productiviteit.