Als freelancer is het cruciaal om je gewerkte uren systematisch bij te houden. Dit is niet alleen van belang voor je opdrachtgever, maar ook noodzakelijk om in aanmerking te komen voor ondernemersaftrek. Daarnaast biedt een goede urenregistratie voordelen voor jezelf: je krijgt inzicht in hoe je je tijd besteedt en leert efficiënter te werken.
Evalueren na elke opdracht
Door na elke opdracht de bestede tijd te evalueren, word je beter in het inschatten van de duur van specifieke werkzaamheden. Na afronding van een project is het waardevol om per onderdeel te bekijken hoeveel tijd je eraan hebt besteed. Misschien valt het je op dat sommige taken langer duurden dan verwacht, terwijl andere sneller klaar waren. Zo ontdek je of je offertes systematisch te hoog of te laag inschat. Ook het in kaart brengen van niet-direct productieve tijd binnen een project helpt je om te bepalen wat je wel of niet aan je opdrachtgever kunt declareren. Op termijn kun je zo een betere tijdsinschatting maken.
Exact factureren
Met een nauwkeurige urenregistratie kun je aan je klant duidelijk uitleggen hoe het eindbedrag tot stand is gekomen. Dit is vooral waardevol als je een offerte hebt uitgebracht op basis van een geschatte prijs. Omdat je alle gewerkte uren hebt bijgehouden, kun je een definitieve eindafrekening maken. Wijzigingen in de briefing of onverwachte extra werkzaamheden kun je eenvoudig aantonen met je registratie. Zo voorkom je mogelijk conflicten, zoals beschreven in deze tips.
Urencriterium voor ondernemersaftrek
Een urenregistratie is niet alleen nuttig voor je eigen overzicht, maar ook essentieel voor de Belastingdienst. Als ondernemer met een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid profiteer je alleen van ondernemersaftrek als je voldoet aan het jaarlijkse urencriterium. Dit moet je kunnen aantonen met je administratie, waardoor een goede urenregistratie onmisbaar is.
Op papier of met een app
Door regelmatig je tijd te noteren, houd je je gewerkte uren nauwkeurig bij. Hoe vaker je dit doet, hoe eenvoudiger het wordt. Maak er een gewoonte van, vooral in de eerste jaren als freelancer. Je kunt tijdschrijven op papier of in een agenda, maar er zijn ook handige apps en programma’s die begin- en eindtijden registreren en je een overzicht geven per dag of week per project.
Door zowel de uren die je aan een opdracht besteedt als de tussentijdse momenten bij te houden, krijg je een helder beeld van je dagelijkse werkzaamheden. Dit helpt je niet alleen om taken efficiënter uit te voeren, maar maakt je ook bewust van hoe je je dagen indeelt. Het voorkomt het frustrerende gevoel aan het einde van een dag hard gewerkt te hebben zonder resultaat. Zeker wanneer je als freelancer vanuit huis werkt, kunnen dagen op elkaar lijken. Met een goede urenregistratie word je je bewuster van je productiviteit.