Als ondernemer ben je verplicht een administratie bij te houden en te bewaren, onder andere voor de btw-aangifte. Voor veel freelancers voelt administratie als een noodzakelijk kwaad, omdat je vooral werkt vanuit passie voor je vak. Toch biedt een actuele administratie veel voordelen: het geeft je helder inzicht in de financiële situatie van je onderneming.
Een schat aan informatie over je bedrijf
Een zorgvuldig bijgehouden administratie levert waardevolle informatie op. Hoe actueler je administratie, hoe beter je kunt inspelen op veranderingen. Je weet precies wat je kosten zijn, of deze binnen de marges blijven, hoe je winst zich ontwikkelt en wat je cashflow is. Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om je administratie zeven jaar te bewaren. Dit omvat onder andere kasadministratie, kassabonnen, inkoop- en verkoopboeken, tussentijdse controleberekeningen, facturen, bankafschriften, contracten, agenda’s en correspondentie.
Manieren om je administratie bij te houden
Je kunt je administratie op verschillende manieren organiseren. Zelf werken met een spreadsheet zoals Excel is een optie. Ook online boekhoudprogramma’s zijn populair; zij vragen vaak een maandelijkse vergoeding, maar zijn meestal voordeliger dan een boekhouder. Het inschakelen van een boekhouder heeft echter voordelen: je besteedt de btw-aangifte uit en hebt meer zekerheid dat alles correct en volgens de regels verloopt, wat problemen met de Belastingdienst voorkomt. Twijfel je welke methode het beste bij jou past? Vraag dan advies aan collega-freelancers of probeer een gratis proefperiode van een online boekhoudsysteem.
Administratie tijdens de start van je bedrijf
In de beginfase van je onderneming maak je vaak al kosten, bijvoorbeeld voor inkoop of promotie. Het is belangrijk deze direct goed te administreren, want aanloopkosten zijn aftrekbaar als bedrijfskosten. Houd ook een urenregistratie bij. De uren die je vóór de officiële start maakt, tellen mee voor het urencriterium als je zelfstandigenaftrek wilt aanvragen. Start je vanuit een UWV-uitkering? Informeer dan goed naar de regels rond inkomsten om onverwachte terugbetalingen te voorkomen.
Houd dagelijks je uitgaven bij
Ongeacht of je een boekhouder hebt, is het belangrijk dagelijks je uitgaven bij te houden om overzicht te houden. Werk systematisch en bewaar alle documenten die inzicht geven in je geldstromen, zoals facturen, betalingsbewijzen, bonnen en bankafschriften. Zo herken je snel dubieuze debiteuren en kun je tijdig actie ondernemen. Maak er een gewoonte van je uitgaven per categorie te ordenen en bonnen te nummeren. Bewaar alle bonnen die je als kosten opvoert, voor het geval van een belastingcontrole. Deze aanpak maakt het overzicht aan het einde van de maand eenvoudiger.
Een boekhouder inhuren
In het begin kun je je administratie vaak zelf bijhouden, ook al kost het tijd. Naarmate je meer klanten en opdrachten krijgt, besteed je die tijd liever aan je vak. Dan is het efficiënter om een boekhouder in te schakelen. Hij of zij verzorgt dan je kwartaal-btw-aangifte en jaarlijkse belastingaangifte. Jij hoeft alleen je administratie aan te leveren. Natuurlijk kost dit geld, maar je wint waardevolle tijd die je in je werk kunt steken.
Uitstel van je administratie zorgt voor stress en minder overzicht. Je raakt makkelijk bonnen kwijt en weet later niet meer waar ze voor waren. Zelfs als je een boekhouder hebt, is het belangrijk dat je je administratie netjes bijhoudt. Dit is vooral cruciaal als je bedrijf groeit, bijvoorbeeld bij het aannemen van personeel.