Hoe ga je als freelancer om met dubieuze debiteuren?

Elke freelancer of zzp’er krijgt vroeg of laat te maken met dubieuze debiteuren: klanten bij wie het onzeker is of ze hun factuur wel betalen. Dit kan erg frustrerend zijn, zeker als de betaling uitblijft. Veel freelancers denken dat het lastig is om hun facturen betaald te krijgen, maar dat hoeft niet zo te zijn. Het is essentieel om meteen de juiste stappen te zetten. In de meeste gevallen krijg je zo alsnog je geld.

Gevolgen voor je eigen bedrijf

Een dubieuze debiteur is iemand die bewust een deel van de factuur niet betaalt, zo lang mogelijk wacht met betalen of helemaal weigert te betalen. Ook kan wanbetaling het gevolg zijn van een faillissement of een meningsverschil. Hoe dan ook, een late of uitblijvende betaling kan je cashflow en de financiële gezondheid van je bedrijf flink schaden. Daarom is het verstandig als freelancer altijd een financiële buffer aan te houden. Veel kleine ondernemingen moeten hun activiteiten stoppen door late of slechte betalingen, waardoor ze hun vaste lasten niet meer kunnen betalen.

Vermeld altijd duidelijk de betalingstermijn

Beperk het risico op wanbetaling door duidelijk te zijn over de betalingstermijn. Zo weet de klant precies binnen hoeveel dagen hij moet betalen en is er geen ruimte voor twijfel. Zet op je factuur altijd de betalingstermijn of vervaldatum vermeld. Je kunt deze ook opnemen in je algemene voorwaarden of in het contract met de klant. Dit geeft je een duidelijk referentiepunt bij late betalingen.

Breng je klant een bezoek

Sommige klanten proberen korting te krijgen door te zeggen dat je niet alles hebt geleverd zoals in de offerte stond. Om dit te voorkomen, is het belangrijk dat offertes altijd door de opdrachtgever worden ondertekend, zodat je bewijs hebt. Leg afspraken vast in een overeenkomst van opdracht. Weigert een klant om een andere reden volledig te betalen, overweeg dan een persoonlijk bezoek. Misschien is er een geldige reden, zoals een budgetoverschrijding. Wees tijdens het bezoek redelijk en probeer samen een oplossing te vinden. Kom je echter al met een negatieve houding, dan kun je beter de klant wijzen op zijn betalingsverplichting en je bewijs tonen om grote conflicten te voorkomen.

Verhoog de herinneringsfactuur met een percentage

Als een klant de betalingstermijn overschrijdt, stuur dan direct een herinneringsfactuur. Je kunt ook bellen om te vragen waarom de factuur nog niet is betaald. Vaak is dat al genoeg om betaling te krijgen. Helpt dat niet, dan kun je overwegen het bedrag wekelijks met een percentage te verhogen als stimulans. Neem deze regeling wel op in je algemene voorwaarden. Let erop dat je niet te hoge extra kosten rekent; dit kan leiden tot betwisting en een slechte zakelijke relatie.

Schakel een incassobureau in

Heb je een herinnering, tweede herinnering en aanmaning gestuurd en reageert de klant niet? Bel dan nogmaals de opdrachtgever of administratie en geef aan dat je een incassobureau inschakelt als er niet binnen vijf werkdagen betaald wordt. Helpt dit niet, schakel dan een incassobureau in. Sommige bureaus werken op basis van ‘no cure, no pay’. Bij kleine bedragen kun je ook overwegen de factuur af te schrijven als oninbare kostenpost. Besteed er dan geen onnodige tijd en energie meer aan. Dit kan frustrerend zijn, maar probeer negatieve gevoelens snel los te laten.

Niet-betaalde factuur in je boekhouding

Vaak heb je de onbetaalde factuur al verwerkt in je administratie en hierover btw betaald. Het is daarom belangrijk om dit correct af te handelen. Je kunt een creditnota sturen, waarmee je een negatieve opbrengst boekt en de btw terugvraagt. Bij grotere bedragen kun je de vordering bij de Belastingdienst als oninbaar aanmerken en de betaalde btw terugvragen. Dit kan als de vordering minimaal één jaar na de uiterste betaaldatum oninbaar is verklaard. Een apart verzoek is niet nodig. Meer informatie over deze teruggaaf vind je hier.

Tip voor een vlotte betaling

Een effectieve manier om facturen sneller betaald te krijgen, is door klanten korting te bieden bij snelle betaling. Geef bijvoorbeeld 2% korting als er binnen twee weken wordt betaald. Je kunt dit opnemen in je algemene voorwaarden. Houd hier rekening mee in je offerte, zodat je jezelf niet tekortdoet.

Wanneer je te maken krijgt met dubieuze debiteuren, is het belangrijk om altijd actie te ondernemen. Doe je dit niet, dan kun je je geld wel vergeten. Door stappen te zetten, merk je dat de meeste klanten betrouwbaar zijn en hun afspraken nakomen. Soms kom je echter oneerlijke klanten tegen. Leer van deze ervaringen en voorkom dat je in de toekomst met dergelijke dubieuze klanten te maken krijgt.