Je eerste grote opdracht als freelancer binnenhalen is een mijlpaal. Maar grotere projecten brengen ook nieuwe uitdagingen en risico’s met zich mee. Het is daarom belangrijk om vanaf het begin duidelijke afspraken te maken en slimme maatregelen te treffen om problemen te voorkomen.

Veelvoorkomende uitdagingen bij grote opdrachten

Een groot project vraagt vaak veel uren werk, wat natuurlijk geweldig is. Toch wil je niet lang hoeven wachten op betaling. Daarnaast rijzen er vragen over de gemaakte kosten: declareer je die, verwerk je ze in je tarief, of laat je ze door de opdrachtgever betalen? Als je alle kosten zelf voorschiet, loop je risico’s. Daarom is het verstandig om tijdens de briefing alles goed door te spreken en heldere afspraken te maken.

Splits het project op in meetpunten

Grote projecten kun je het beste opdelen in verschillende fasen of onderdelen. Meetpunten markeren het einde van een deeltraject, bijvoorbeeld de oplevering van de bouwfase of het oplossen van bugs. Zo krijgt je klant direct inzicht in de voortgang. Mocht er iets niet volgens planning verlopen, dan signaleert een meetpunt dit tijdig, zodat je bijvoorbeeld de tijdsinschatting kunt bijstellen.

Gefaseerde betalingen voor minder risico

Meestal koppel je aan elk meetpunt een betaling. Dit vermindert het financiële risico en zorgt voor een gezonde cashflow. In een overeenkomst leg je vast dat je na elk afgerond meetpunt een factuur stuurt. Zo hoef je niet te wachten tot het hele project klaar is. Dit is vooral belangrijk bij onbekende of buitenlandse klanten, omdat zij alleen betalen voor afgeronde delen van het werk.

Nieuw onderdeel, nieuwe motivatie

Grote projecten kunnen soms demotiverend zijn. Meetpunten helpen als psychologische mijlpalen: ze geven jou en je opdrachtgever het gevoel dat het werk vooruitgaat. Door telkens een nieuw kort traject te starten, blijf je gemotiveerd en houd je overzicht, wat je productiviteit ten goede komt.

Kosten declareren: direct en transparant

Kosten maken hoort erbij in het bedrijfsleven. Declareer kleine kosten meteen, zodat je klant eraan gewend raakt deze te vergoeden. Dit voorkomt spanning in de zakelijke relatie. Documenteer elke uitgave zorgvuldig. Voor kosten waarvan je nog niet precies weet hoeveel ze zullen zijn, kun je een post ‘voorziene uitgaven’ opnemen in je kostenraming.

Kosten verhogen met een percentage

In plaats van alle kosten één op één door te berekenen, kun je ervoor kiezen deze met een standaard opslag van 25% te verhogen. Dit dekt de tijd die je besteedt aan het regelen van zaken zoals koeriers, providers of onderhandelingen met onderaannemers, en het risico van voorfinanciering. Soms kan een hoger percentage nodig zijn, bijvoorbeeld bij kleine kostenposten waarbij de tijdsinvestering relatief groot is.

Kosten rechtstreeks door de opdrachtgever laten betalen

Hoewel het verleidelijk is om vaak 25% opslag te rekenen, brengt voorfinanciering van grote kosten risico’s met zich mee. Als bijvoorbeeld drukwerk niet naar wens is, kun je geconfronteerd worden met extra kosten voor een herdruk. Overweeg in zulke situaties om de opdrachtgever direct te laten betalen en de leverancier rechtstreeks te laten factureren. Leg dit eerlijk uit en geef aan dat je grote bedragen niet kunt voorschieten.

Door een groot project op te delen in meetpunten en vanaf het begin helderheid te scheppen over kosten, creëer je zekerheid. Zonder duidelijke afspraken kan de zakelijke relatie onder druk komen te staan en kunnen conflicten ontstaan. Kun je een grote opdracht niet alleen aan? Overweeg dan uitbesteding door een andere freelancer in te schakelen.