Problemen tijdens een freelance opdracht: zo ga je ermee om

Als freelancer sta je er vaak alleen voor. Komt er tijdens een opdracht een probleem naar boven, dan is het aan jou om dit tijdig te signaleren. Doe je dat niet, dan kun je daar zelf de gevolgen van ondervinden.

Veelvoorkomende problemen tijdens een freelance opdracht

Freelancen of zzp’en is niet altijd eenvoudig. Je moet problemen samen met je klant oplossen, zonder dat iemand je precies vertelt hoe. Soms loopt een opdracht duurder uit dan in de offerte staat, of raakt het tijdschema uitgelopen. Dit komt vooral voor bij grote projecten. De oorzaak kan bij jou liggen, maar ook bij de klant. Als jij de oorzaak bent en niet op tijd aangeeft dat er iets misloopt, ben jij meestal verantwoordelijk voor de extra kosten. Daarom is het cruciaal om problemen snel te signaleren en bespreekbaar te maken met je opdrachtgever. Soms vraagt dit ook om extra inzet van jouw kant.

Budgetoverschrijding door eigen schuld

Een opdracht kan duurder uitvallen dan je had geoffreerd. Dit kan komen doordat je het werk hebt onderschat, de aanpak niet goed was, of je de briefing niet goed hebt gevolgd. Misschien is er een andere fout gemaakt. Twijfel je over het aantal uren dat een opdracht kost? Meld dit dan meteen aan het begin aan je klant. Vaak accepteren zij een mogelijke budgetoverschrijding als je dit transparant communiceert. Je kunt bijvoorbeeld een offerte op basis van nacalculatie maken. Bespreek je echter niet tijdig dat het budget wordt overschreden, dan ben jij waarschijnlijk verantwoordelijk voor de extra kosten.

Budgetoverschrijding door toedoen van de klant

Ook de klant kan de oorzaak zijn van een budgetoverschrijding. Dit gebeurt wanneer de opdrachtgever slecht communiceert, informatie te laat aanlevert of te veel wijzigingen vraagt. Klanten begrijpen vaak niet precies wat nodig is om het werk goed te doen. Ze zijn druk of enthousiast. Vraag de klant je werk te betalen als hij vraagt om extra werk dat niet in de offerte stond en dit niet is afgesproken. Wat de reden ook is, het is jouw verantwoordelijkheid om problemen te voorkomen voordat ze escaleren. Zorg daarom voor goede communicatie tijdens de opdracht.

Uitlopen van het tijdschema

Het is vervelend als je de afgesproken deadline niet haalt. Tenzij de klant zelf verantwoordelijk is voor de vertraging en jij hem op tijd hebt gewaarschuwd, ligt de verantwoordelijkheid bij jou. Vaak heeft een deadlineoverschrijding geen directe financiële gevolgen, maar kan het wel leiden tot ontevredenheid bij de klant of vertraagde betalingen. Voorkom dit door bij het maken van een tijdsinschatting realistisch te zijn. Schat de benodigde uren liever iets ruimer in en wees eerlijk, ook als je van nature optimistisch bent.

Iets extra’s doen voor je klant

Af en toe ongevraagd iets extra’s doen voor je klant kan voordelig zijn. Denk aan een extra functie voor een website of een aanvullende tekst. Je klant waardeert dit en voelt zich betrokken. Let wel op: doe dit "af en toe". Als je structureel meer levert dan afgesproken, gaat de klant dit als normaal zien in plaats van als attentie. Maak daarom duidelijk dat je een gunst verleent.

Redder in nood

Als freelancer krijg je soms de kans om je klant uit een lastige situatie te helpen. Grijp die kans! Klanten hebben, net als jij, deadlines en verplichtingen. Wanneer zij jou inschakelen voor een dringende klus waarvoor ze niemand anders vinden, ben jij hun redder in nood. Dit levert je veel waardering en een waardevolle referentie op. Overdrijf dit echter niet, net zoals je niet te vaak iets extra’s moet doen. Zo voorkom je dat klanten denken dat je altijd beschikbaar bent. Wees spaarzaam en bewust met extra dienstverlening. Zo blijft jouw inzet bijzonder en gewaardeerd.

Zie je tijdens een opdracht problemen aankomen die het proces kunnen verstoren – of dit nu door jou of de klant komt – waarschuw dan zo snel mogelijk. Wees open en eerlijk, zodat je klant maatregelen kan nemen. Met ervaring leer je beter gevaar te signaleren, maar het kan iedereen overkomen dat een deadline wordt gemist of het budget wordt overschreden. Dat hoort bij freelancen! Leer van je fouten en voorkom herhaling. Door af en toe iets extra’s te doen, voorkom je dat iemand de dupe wordt en blijft de zakelijke relatie sterk en gezond.