Als freelancer stuur je regelmatig offertes naar potentiële klanten die vooraf een prijsopgave willen ontvangen. Het is belangrijk om een scherpe offerte te maken die de klant overtuigt, maar ook duidelijk en realistisch is om problemen achteraf te voorkomen.

Het belang van een realistische offerte

Een offerte is een voorstel om bepaalde werkzaamheden of diensten te leveren tegen een vaste prijs. Vaak stuur je deze na een succesvolle acquisitie. Klanten vragen soms offertes bij meerdere freelancers aan om de beste keuze te maken. Hoewel het verleidelijk kan zijn om een laag tarief te bieden om de opdracht binnen te halen, is het cruciaal om realistisch te blijven. Als de uiteindelijke factuur hoger uitvalt dan de offerte, moet je dit zelf dragen of doorrekenen aan de klant.

Maak de offerte aantrekkelijk

Omdat jouw offerte kan concurreren met die van anderen, moet deze vertrouwen wekken. Vraag de klant naar zijn wensen en pas je offerte hierop aan. Zorg dat de offerte er professioneel en overzichtelijk uitziet. Gebruik je huisstijl en vermijd vakjargon. Verstuur de offerte digitaal of per post met een begeleidende brief waarin je verwijst naar het eerdere gesprek. Bij een papieren offerte kun je de klant vragen om deze te ondertekenen; zo ontstaat een juridische overeenkomst.

Welke gegevens horen op een offerte?

Vermeld altijd je eigen gegevens en die van de klant. Omschrijf duidelijk welke werkzaamheden de offerte omvat en wanneer er sprake is van meerwerk. Je kunt de werkzaamheden uitsplitsen zodat de klant kan kiezen wat wel of niet wordt uitgevoerd. Zet het tarief of de totaalprijs, de berekende btw en eventueel een planning erbij. Geef aan onder welke voorwaarden de planning haalbaar is, bijvoorbeeld bij tijdige opdrachtverlening. Omdat offertes niet onbeperkt geldig zijn, noteer je de datum van uitgifte en een geldigheidsdatum. Verwijs naar eventuele algemene voorwaarden en geef de offerte een uniek nummer. Dit vergemakkelijkt terugvinden en is handig voor je administratie.

Tarief bepalen: vaste prijs of nacalculatie

Je kunt een vaste prijs afspreken of werken met nacalculatie. Is het moeilijk om de eindprijs precies in te schatten, maak dan een schatting. Klanten geven vaak de voorkeur aan een vaste prijs omdat dit zekerheid biedt en verrassingen voorkomt. Voor jou als freelancer is nacalculatie voordeliger omdat je betaald krijgt voor alle geleverde uren, ook als die niet in de offerte stonden. Wil je klanten overtuigen van nacalculatie, geef dan aan dat kostenoverschrijdingen nooit meer dan bijvoorbeeld 10 tot 20 procent zullen bedragen.

Offerte opdelen in onderdelen

Bij grote projecten is het handig om het werk op te splitsen in kleinere trajecten. Zo kun je het totale tarief beter bepalen en blijft het overzichtelijk voor de klant. Je koppelt er een tijdschema aan en bij problemen door onvoorziene omstandigheden kun je makkelijk teruggaan naar de afgesproken onderdelen. Dit voorkomt ook dat je werk doet dat niet is geoffreerd.

Kosten doorberekenen

Bereken je prijs door een tijdsinschatting te maken en deze te vermenigvuldigen met je uurtarief. Naast het tarief moet je ook kosten doorberekenen, zeker bij grotere opdrachten. Denk aan tijd voor het regelen van koeriers, het inhuren van andere freelancers, printkosten, hosting en opslag. Het is gebruikelijk deze kosten met ongeveer 25% te verhogen om tijdrovende werkzaamheden en voorfinanciering te compenseren. Wees liever iets te voorzichtig met je kostenberekening dan te laag, zo voorkom je verrassingen.

Weet je niet precies hoe een goede offerte eruitziet in jouw branche? Vraag dan advies aan een collega of bekijk offertes van vergelijkbare bedrijven. Houd bij hoeveel van je offertes succesvol zijn en analyseer deze om zo je optimale freelancetarief te bepalen.