Als freelancer is het cruciaal om je onderneming efficiënt te runnen. Net als elk ander bedrijf heb je startkapitaal nodig en moet je voldoende omzet genereren om kosten te dekken en facturen te betalen. Deze geldstroom binnen je bedrijf noemen we cashflow. Goede kennis hiervan is essentieel voor een financieel gezonde onderneming.
Starten met een bedrijf
Je hebt geen grote sommen geld nodig om als freelancer te starten, zeker niet als je daarnaast parttime of fulltime werkt. Toch is het verstandig om voldoende reserves aan te houden om minimaal drie maanden te overbruggen. Deze buffer helpt ook bij onvoorziene situaties, vakantie of ziekte. Voordat je begint, is het aan te raden een bedrijfsplan te maken en alle kosten in kaart te brengen. Denk aan uitgaven voor marketing, boekhouding, verzekeringen, kantoorinrichting, apparatuur en onverwachte kosten.
Zakelijke rekening en creditcard
Een zakelijke bankrekening is onmisbaar voor een duidelijk overzicht van je cashflow. Door privé en zakelijk gescheiden te houden, wordt je administratie eenvoudiger. Banken verschillen in voorwaarden en tarieven, dus vergelijk goed welke bank het beste bij jouw bedrijf past. Daarnaast kan een zakelijke creditcard handig zijn, vooral bij aankopen in internationale webshops. Hiermee kun je ook bij een krappe cashflow aankopen doen, al is de rente vaak hoog. Als startende ondernemer kan het lastig zijn een zakelijke creditcard te krijgen vanwege beperkte kredietwaardigheid. Een alternatief is een persoonlijke creditcard die je uitsluitend zakelijk gebruikt.
Kennis over de cashflow is belangrijk
Met een zakelijke rekening krijg je als ondernemer inzicht in je cashflow: hoeveel geld er binnenkomt (positieve cashflow) en hoeveel eruit gaat (negatieve cashflow). Dit inzicht helpt bij het nemen van zakelijke beslissingen. De cashflow kan fluctueren; de ene maand ontvang je veel geld, terwijl je de volgende maand wacht op betalingen. Dit verschilt sterk van een vaste baan, waar je maandelijks op vaste tijden salaris ontvangt.
Cashflowproblemen voorkomen
Bij een gezonde cashflow ontstaan meestal geen problemen. Idealiter komt er meer geld binnen dan eruit gaat. Toch kan het voorkomen dat je niet genoeg liquide middelen hebt om noodzakelijke uitgaven te doen. Als freelancer factureer je vaak pas na afronding van een opdracht. Sommige klanten betalen op tijd, maar soms heb je nog openstaande facturen. Dan is er geen cashflow, terwijl je wel rekeningen moet betalen. Dit heet een cashflowprobleem. Het geld is wel toegezegd, maar nog niet beschikbaar. Aanhoudende problemen kunnen leiden tot faillissement. Maak daarom een cashflowoverzicht; online vind je handige voorbeelden om dit te doen.
Prognose van de cashflow
Onzekere periodes met weinig inkomsten komen voor. Een liquiditeitsplanning helpt om een realistisch beeld te krijgen van je cashflow en kwetsbare momenten. Maak in een spreadsheet een overzicht van de weken van het jaar, met in de linker kolom je kosten. Begin met terugkerende uitgaven inclusief het wekelijkse bedrag. Vermeld ook onregelmatige en incidentele kosten, zoals belastingbetalingen (bijvoorbeeld in week 35). Schat de inkomsten in onder de laatste week van elke maand. Houd rekening met stille periodes, zoals vakanties. Omdat je betaald wordt na afronding van opdrachten, schuiven inkomsten vaak één tot twee maanden op. Werk je bijvoorbeeld twee weken in mei, dan ontvang je waarschijnlijk pas in juni de betaling.
Break-even draaien
Ken je je jaarlijkse kosten en het aantal factureerbare uren per jaar, dan kun je een uurtarief berekenen waarmee je break-even draait: je dekt dan alle kosten zonder winst. Toch kun je ondanks goede planning cashflowproblemen krijgen, bijvoorbeeld door afwijkingen in budgetten of dubieuze debiteuren. Ga bij een cashflowprobleem niet meteen naar de bank voor een lening; dit lijkt een snelle oplossing, maar kan je winst op lange termijn verminderen.