Als freelancer wil je je waarschijnlijk liever focussen op je vak dan op het versturen van facturen. Of misschien vind je het juist leuk om dit te doen. Hoe dan ook, na het afronden van je werkzaamheden moet je een factuur opstellen die voldoet aan de wettelijke factuureisen.

Bedenk hoe je gaat factureren

Als beginnend freelancer is het belangrijk om na te denken over de opmaak van je factuur. Zorg dat deze aansluit bij je huisstijl, zodat je merk goed naar voren komt. Naast de vormgeving bepaal je ook hoe je de facturen gaat maken. Je kunt bijvoorbeeld een lay-out in Excel ontwerpen en elke factuur handmatig aanmaken, maar ook kiezen voor speciale factureringssoftware. Deze systemen zijn gebruiksvriendelijk, houden factuurnummers automatisch bij en genereren eenvoudig herinneringen of aanmaningen.

Facturen versturen

Bij de verkoop van producten of het leveren van diensten moet je altijd een factuur opstellen. Lever je aan andere ondernemers, dan moet je deze facturen ook altijd versturen. Veel freelancers kiezen ervoor om facturen op een vast moment te verzenden, bijvoorbeeld in de laatste week van de maand. Je kunt ook direct na een opdracht factureren. Zorg dat je de verkoopfacturen registreert in je administratie. Ben je btw-plichtig, dan moet je btw heffen en elk kwartaal aangifte doen bij de Belastingdienst. Het opstellen van een factuur is eenvoudig, maar vraagt wel om zorgvuldigheid.

Factuurnummer en datum

Elke factuur moet uniek zijn en een eigen factuurnummer krijgen. De volgorde is belangrijk: elke volgende factuur krijgt een opvolgend nummer. Je kunt zelf kiezen met welk nummer je begint, bijvoorbeeld 1 of het jaartal gevolgd door drie of vier nullen. Deze nummering maakt het makkelijk om facturen terug te vinden. Begin elk jaar op 1 januari opnieuw met een nieuw nummer, bijvoorbeeld 2024000, gevolgd door 2024001 enzovoort. Vermeld ook altijd de datum waarop je de factuur uitreikt. Indien van toepassing, geef ook de datum van levering van goederen of diensten, of de datum van een vooruitbetaling aan.

Bedrijfsgegevens van je klant en jezelf

Op elke factuur vermeld je de bedrijfsnaam en het vestigingsadres van zowel je klant als jezelf. Van je eigen bedrijf noteer je ook het KvK-nummer, het btw-identificatienummer en het zakelijke bankrekeningnummer. Maak het betalen zo eenvoudig mogelijk voor je klanten door ook de naam te vermelden die bij de betaling gebruikt moet worden.

Geleverde dienst, prijs en btw

Omschrijf duidelijk welke goederen of diensten je hebt geleverd en voor welke prijs. Vermeld de aard en hoeveelheid van geleverde goederen of de aard en omvang van diensten. Zet achter elke dienst de prijs exclusief btw, tel de bedragen op en vermeld het btw-bedrag. Geef ook het totaalbedrag inclusief btw aan. Maak duidelijk welk btw-tarief van toepassing is. Lever je aan een klant in het buitenland, dan kan de verleggingsregeling gelden, waarbij de klant zelf de btw afdraagt in zijn land. Vermeld in dat geval het btw-identificatienummer van je klant en geef aan dat de btw is 'verlegd'.

Betalingstermijn

Geef op de factuur aan wat de betalingstermijn of uiterste betaaldatum is. Standaard geldt een wettelijke betalingstermijn van dertig dagen, maar je kunt ook een andere termijn afspreken. Een kortere termijn kan gunstig zijn voor je cashflow. Vermeld deze termijn ook in je algemene voorwaarden. Houd er rekening mee dat sommige klanten, zoals grote bedrijven, een eigen standaardtermijn hanteren, bijvoorbeeld zestig dagen. Dit kan betekenen dat je langer op je geld moet wachten. Controleer daarom altijd de voorwaarden van een nieuwe klant of stel vooraf een overeenkomst op waarin je een andere betalingstermijn afspreekt.

Voorschotten en termijnen

Het is verstandig om een voorschot te vragen voordat je aan een opdracht begint. Dit helpt om de eerste kosten te dekken en vermindert het risico op onbetaald werk, vooral bij een dubieuze debiteur. Voorschotten liggen meestal tussen de tien en vijftig procent van het totaalbedrag. Stuur hiervoor een factuur voordat je start. Vermeld dat je na betaling van het voorschot aan de opdracht begint en leg vast onder welke voorwaarden (gedeeltelijke) terugbetaling mogelijk is, bijvoorbeeld bij ziekte of annulering. Deze afspraken zorgen voor vertrouwen en versterken je zakelijke relatie.

Trapsgewijze betaling

Bij grote projecten is het gebruikelijk om in termijnen betaald te worden, gekoppeld aan mijlpalen binnen het project. Dit beschermt je omdat je niet verder werkt als de betaling voor het laatst geleverde werk nog niet is voldaan.

Voor een actueel overzicht van de wettelijke factuureisen bezoek je de website van de Belastingdienst. Verstuur facturen per post of, bij verzending per e-mail, als pdf-bestand. Zo kan de ontvanger de factuur eenvoudig downloaden en bewaren. Bewaar facturen minimaal zeven jaar, dit draagt bij aan een goede administratie.