Werken aan kleine, eenvoudige opdrachten vraagt vaak weinig contact met de opdrachtgever. Bij grotere projecten is het echter essentieel om op verschillende momenten met je klant te communiceren.
Communicatie is cruciaal
Goede communicatie speelt een belangrijke rol in jouw dienstverlening richting de opdrachtgever. Tijdens een opdracht zijn er momenten waarop contact noodzakelijk is. Je plant samen de opdracht, houdt de klant op de hoogte van de voortgang en bespreekt eventuele feedback. Niets is zo frustrerend voor een klant als het gevoel niet geïnformeerd te worden over de status van zijn opdracht. Het is daarom belangrijk om klantvaardigheid hoog in het vaandel te dragen en je klant regelmatig bij te praten over de laatste ontwikkelingen.
Plan vaste contactmomenten in
Door je klant regelmatig te informeren, voelt hij zich gewaardeerd. Dit versterk je door actief om feedback te vragen, hem te betrekken bij de planning en je aan deadlines te houden. Zo bouw je vertrouwen op en vergroot je de kans op een positieve referentie. Je hoeft niet dagelijks contact te hebben, maar plan wel vaste momenten in, bijvoorbeeld wekelijks. Maak aan het begin van het project duidelijk hoe vaak je contact zult hebben en houd je aan deze afspraken om aan de verwachtingen van je klant te voldoen.
Leg afspraken vast
Je communiceert waarschijnlijk via verschillende kanalen, zoals persoonlijke gesprekken, telefoon of e-mail. Ongeacht de methode is het belangrijk om belangrijke informatie altijd vast te leggen. Maak van elke bijeenkomst een kort verslag en noteer de belangrijkste punten van telefoongesprekken. Door deze wekelijks te delen met je klant, toon je aan dat je alles serieus neemt. Dit voorkomt misverstanden en helpt bij het tijdig oplossen van eventuele problemen. Door consequent te documenteren voorkom je bovendien toekomstige conflicten.
Maak afspraken over wijzigingen
Goede communicatie is niet alleen belangrijk voor een sterke zakelijke relatie, maar ook essentieel bij wijzigingen tijdens de opdracht. Bespreek altijd open en eerlijk de stand van zaken bij extra werk of aanpassingen. Omdat het vaak lastig is om precies in te schatten hoeveel wijzigingen nodig zijn, is het verstandig om bij het maken van een tijdsplan extra ruimte voor aanpassingen in te calculeren. Informeer je klant vooraf over het aantal uren dat binnen het budget gereserveerd is voor wijzigingen. Als er extra werk bijkomt, geef dan duidelijk aan hoeveel extra uren dit kost. Zo weet de klant precies waar hij aan toe is. Wanneer het budget voor aanpassingen bijna op is, maar er nog werk te doen is, informeer de klant dan direct zodat hij hier rekening mee kan houden.
Probeer als freelancer streng maar flexibel te zijn. Door tijdens de hele opdracht goed te blijven communiceren, voorkom je veel problemen. Dit is vooral belangrijk wanneer het tijdschema of budget onder druk komt te staan. Door problemen tijdig te signaleren, voorkom je dat jij of je klant hier de dupe van wordt.